卸・小売向けの受発注システム「KOURI2（コウリツー）」を運営する株式会社straightが、導入の現場で実際に見てきた「うまくいかない理由」を、多い順に5つ並べました。1位はFAX・電話・Excelの「いつものやり方」から抜けられないことで、システムの機能不足ではありません。調査統計ではなく、私たちが現場で見てきた順です。
受発注システムが定着しないとき、原因はたいてい機能ではありません。上位2つは人と体制、3位から5位は「どこまでをシステムに任せるか」の線の引き方です。私たちは、システムの導入を「ツールを入れること」ではなく、業務設計そのものを見直すタイミングだと考えています。順番に見ていきます。
受発注システムの導入が失敗する理由ランキング
第1位
FAX・電話・Excelの「いつものやり方」から抜けられない
属人化現状維持データが溜まらない
- 起きること
- システムを入れても、社内の一部の人はExcelと紙の伝票を使い続け、取引先からはFAXと電話で注文が来続ける。結局、システムとExcelの二重入力になり、「かえって手間が増えた」と元のやり方に戻る。
- なぜ起きるか
- 一つひとつは歯がゆいのですが、根っこにあるのは「これは絶対に導入しないといけない」と本気で思っている人が社内にいないことです。手順がベテランの頭の中にある限り、変えると仕事が回らなくなるので、社内ルールで「使ってください」とお願いするだけでは元に戻ります。そして見落とされがちなのが、FAX・電話・Excelでは注文の経緯や取引先ごとの事情（コンテキスト）がクラウド上に溜まっていかないことです。働き手が減り、人材が足りなくなっていく中で、誰も活用できない紙とファイルだけが増えていくのは、経営にとって大きなリスクです。
- 外し方
- 「強烈にこれを導入しないといけない」と考える社内の人が熱量を持って旗を振り、社内ルールで縛るのではなく、仕組みそのものを変えていくこと。これを外部の伴走者と一緒に進めるのが王道です。そして、どこかのタイミングで、注文と取引のデータをクラウド上に保管していく運用へ切り替えることを強くお勧めします。切り替えは思いつきではなく、いつ・どの取引先から・どの業務を置き換えるかを決めて計画的に行います。
- KOURI2では
- 推進役の方と一緒に、社内のルール作りではなく「仕組みの置き換え」を進めます。電話・FAXの注文もLINE・ECの注文と同じ一覧に登録できるので、切り替えの途中でも管理はひとつにまとまり、データはクラウドに溜まっていきます。発注側はLINEからID・パスワードなしで注文でき、ITが苦手なお客様には事業者側でID・パスワードを発行してお渡しできます。
KOURI2の伴走で、大事にしていること
- 社内で熱量を持って推進する方を、最初に一緒に決める
- 「社内ルールで使わせる」ではなく、注文の入口や帳票の流れという「仕組み」を置き換える
- 注文と取引のデータがクラウドに溜まる運用へ、切り替えの時期を決めて移る
第2位
社内に推進役がいない・担当の割り振りが決まっていない
推進役プロジェクト体制業務設計
- 起きること
- 導入したあと、分からないことの持っていき先がない。聞けないまま前のやり方に戻る。システム会社との窓口が、忙しい担当者ひとりの片手間になっていて、誰がどこまでやるのか決まっていない。
- なぜ起きるか
- 「どのシステムを入れるか」は決めたのに、社内のどの業務を誰が担当し、これまでのどの作業が何に置き換わるのかを決めていないからです。担当があいまいなままだと、新しいやり方は誰の仕事にもならず、結局いつもの作業が残ります。
- 外し方
- プロジェクト体制を、具体名で決めること。たとえば「生産管理は〇〇さん」「注文一覧の管理は△△さん」「請求・経理まわりは経理担当の□□さん」のように、誰がどの担当で、これまでのどの業務をどの業務に置き換えるのか、何が代替されてなくなるのかを明確にします。あわせて、スケジュールと、どの取引先にどのように発注方法を切り替えていただくか、社内でシステムをどういう立ち位置に置くかまで決めておきます。
- KOURI2では
- KOURI2は、導入を全体の業務設計を見直すタイミングとして使っていただきたいと考えています。担当者を具体名で決めるプロジェクト体制づくりから、置き換わる業務の整理、取引先ごとの切り替えスケジュールまで一緒に設計し、営業とサポートが同じ担当として最後まで伴走します。
KOURI2の伴走で、大事にしていること
- 誰がどの担当かを、部署名ではなく具体名で決める（生産管理・注文一覧・請求・経理など）
- これまでの業務のうち、何がKOURI2に置き換わり、何がなくなるのかを明確にする
- スケジュールと、取引先ごとの発注方法の切り替え順を決める
- 社内でKOURI2をどういう立ち位置に置くかを決め、業務設計全体を見直す
第3位
商品・得意先のマスター登録と、操作の定着で止まる
マスターデータ初期設定定着
- 起きること
- 商品・規格・得意先・得意先ごとの価格の登録が終わらず、最初の一歩で止まる。表記ゆれで同じ取引先が何件もできる。操作説明が一度きりで、翌週には忘れている。
- なぜ起きるか
- マスターデータの整備は地味で量が多く、通常業務の片手間では終わらないからです。特にBtoBは得意先ごとに価格や表示する商品が違うので、登録する情報が多くなります。
- 外し方
- 初期設定を「誰かの空き時間」に置かないこと。操作の定着は、一度の説明会より、使い始めのひと月に気軽に聞ける相手がいるかどうかで決まります。
- KOURI2では
- 商品・顧客・帳票などの初期設定は担当者が一緒に進め、商品は一括登録にも対応しています。ただ登録を代わりに終わらせるだけでなく、どの商品・どの取引先の情報から整えるか、その情報を今後だれが更新していくのかまで決めてから進めます。使い始めてからも、専用チャットルームに画面の画像を貼って質問できます。
KOURI2の伴走で、大事にしていること
- 登録する順番を決める（まずは実際に注文が動く商品・取引先から）
- マスターを今後だれが更新・管理するのか、担当を具体名で決める
- 表記ゆれや重複は、Excel のまま持ち込まず移行のタイミングで整える
- 操作説明は一度きりにせず、使い始めのひと月は気軽に聞ける状態をつくる
第4位
受注だけデジタル化して、出荷・請求・会計が紙とExcelのまま
二重入力送り状請求書会計連携
- 起きること
- 注文はシステムで受けられるようになったのに、送り状は手書き、配達表はExcel、請求書は別ソフト、会計は手入力。結局、同じ注文を何度も打ち直している。
- なぜ起きるか
- 多くの受発注ツールが「注文を受ける」までを対象にしているからです。現場で本当に時間がかかるのは、受けたあとの荷造り・配達・請求・入金確認・帳簿です。
- 外し方
- システムを選ぶ前に、注文1件が「受けてから入金・帳簿に載るまで」に何回転記されているかを数えること。その転記が消える範囲まで、まとめて面倒を見られるかで選びます。
- KOURI2では
- 送り状発行、自社配達のルート作成と電子受取サイン、請求書の一括発行（インボイス対応）、クレジットカード決済、freee会計連携まで、「受ける・届ける・締める」をひとつの流れで管理します。導入時には、注文1件が受けてから入金・帳簿に載るまでに、どこで誰が何回転記しているかを一緒に洗い出し、どの転記をKOURI2でなくすのかを決めてから設計します。導入事例では毎月の事務作業を50時間削減しました。
KOURI2の伴走で、大事にしていること
- 受注から出荷・請求・入金・会計までの流れを、担当者ごとに一枚で洗い出す
- どの転記・二重入力をなくすのかを、導入前に具体的に決める
- 受注だけでなく、送り状・請求書・会計まで同じデータでつながる形を設計する
第5位
自社の商習慣に合わず、例外処理が手作業に戻る
BtoB商習慣得意先別価格締め請求
- 起きること
- 「A社だけ特別価格」「本店と支店に分けて納品」「月末締めでまとめて請求」「のし付きで」といった例外がシステムで扱えず、そこだけ手書き・電話・Excelに戻る。例外が増えるほど、システムが使われなくなる。
- なぜ起きるか
- ネットショップ向けのカートや汎用ツールは、不特定多数への販売を前提にしているからです。卸・小売のBtoB取引は、得意先ごとの約束ごとの積み重ねです。
- 外し方
- 自社の「例外」を先に書き出し、デモやトライアルでその例外が実際に処理できるかを確かめること。機能一覧の○×ではなく、自社の注文1件を通して確認します。
- KOURI2では
- 得意先ごとの価格設定、お客様ごとの商品の表示・非表示、得意先ごとのおまとめ請求、本部と支店の親子関係、分納・複数お届け先、のし・ギフト、都道府県別送料に対応しています。導入時には御社の「例外」を先に伺い、KOURI2の設定で吸収するもの、運用ルールとして決めるもの、やめてしまってよいものに仕分けます。足りない機能はご要望として開発チームに直接届け、アップデートでお返しします。
KOURI2の伴走で、大事にしていること
- 「A社だけ特別価格」「月末締め」などの例外を、導入前にすべて書き出していただく
- 例外を「設定で吸収する／運用で決める／この機会にやめる」に仕分ける
- トライアルで、自社のいつもの注文を1件、受けてから請求まで通して確かめる
- 足りない機能は開発チームに直接届け、アップデートでお返しする
※ 順位は、KOURI2の導入の現場で私たちが見てきた多さの順です。調査統計ではありません。
番外 — あと一歩でつまずく理由
料金の仕組みが、取引先が増えるほど高くなる
発注者のアカウント数や販売額に応じて費用が増えると、取引先を増やすほど負担が重くなり、途中で見直しになります。KOURI2は発注側のアカウントが何人・何社増えても無料で、自社ECの販売手数料もかかりません。
取引先を一斉に切り替えようとする
全取引先に同じ日から新しい注文方法をお願いすると、問い合わせが殺到して現場が回らなくなります。協力的な取引先から順に案内するほうが、結果として早く定着します。
トライアルで自社の注文を通していない
デモ画面を見ただけで決めると、導入後に「うちのこの注文が通らない」が出てきます。トライアル期間に、自社のいつもの注文を1件、受けてから請求まで流してみてください。
いまの受注ツールや、Excel・FAX運用から乗り換えるとき
いきなり乗り換えの話にはしません。まず「いまのツール・いまのやり方で何ができていないのか」を論点に置いて伺います。そのうえで、KOURI2の導入を業務設計全体を見直すタイミングとして、体制とスケジュールから一緒に組み立てます。
いまの業務の流れと、止まっている場所を洗い出す
受注から出荷・請求・入金・帳簿までを伺い、転記が残っているところ、人に依存しているところ、データが溜まっていないところを整理します。
推進役と、担当者を具体名で決める
熱量を持って旗を振る推進役と、生産管理・注文一覧・請求・経理などの担当を具体名で決め、これまでの業務のうち何が置き換わるのかを明確にします。
スケジュールと、取引先ごとの切り替え順を決める
いつ・どの取引先から・どの発注方法に切り替えていただくか、社内でKOURI2をどういう立ち位置に置くかを決めます。
無料トライアルで、自社の注文を1件通す
1ヶ月の無料トライアルで、いつもの注文を受けてから請求まで流します。初期設定は担当者が伴走します。
検討段階で、よく聞かれること
Q.取引先がITに不慣れでも、システムで注文してもらえますか？＋
A.もらえます。お客様はLINEのメニューからID・パスワードなしで注文画面を開けます。LINEを使わないお客様には、事業者側でID・パスワードを設定してお渡しできます。それでも電話やFAXで注文してくる取引先は、受けた注文をKOURI2に登録すれば、管理はひとつにまとまります。
Q.電話とFAXの注文は、なくさないといけませんか？＋
A.切り替えの途中は、電話・FAX・メールの注文もLINEやECの注文と同じ一覧で管理できます。ただ、電話やFAXのままでは注文の経緯や取引先ごとの事情がクラウド上に溜まっていかず、人手が減っていく中で活用できないデータが増えることになります。どこかのタイミングで、クラウド上で注文を受けてデータを溜めていく運用へ切り替えることを強くお勧めしています。いつ・どの取引先から切り替えるかは、導入時に一緒に計画します。
Q.FAXや電話、Excelのままだと、何がいけないのですか？＋
A.注文の経緯や取引先ごとの事情（コンテキスト）が、紙や個人のファイルに散らばってクラウド上に溜まっていかないことです。担当者が休んだり辞めたりすると分からなくなり、せっかくの取引データも分析や次の打ち手に使えません。働き手が減り人材が足りなくなっていくこれからの時代、活用できないデータが増えていくのは経営にとって大きなリスクです。
Q.導入の推進役は、誰がやるべきですか？＋
A.「これは絶対に導入しないといけない」と本気で考えている方です。役職よりも熱量が大切で、社内ルールで縛るのではなく、仕組みそのものを変えていく旗振り役になっていただきます。そのうえで、生産管理・注文一覧・請求・経理などの担当を具体名で決め、これまでのどの業務が何に置き換わるのかを一緒に整理します。KOURI2の担当者は、その推進役の方と並走します。
Q.いま使っている受注システムやExcelから、乗り換えられますか？＋
A.ご相談ください。まず「いまのツールで何ができていないのか」を伺い、受注から請求・会計までのどこで転記や二重入力が残っているかを整理します。商品は一括登録に対応しており、商品・顧客・帳票などの初期設定は担当者が一緒に進めます。
Q.商品や得意先ごとの価格の登録は、自分たちでやるのですか？＋
A.担当者が一緒に進めます。マスターデータの登録で止まるのは、導入で最も多いつまずきのひとつなので、「設定が難しくて使い始められない」状態を作らないようにしています。
Q.費用はどのくらいかかりますか？＋
A.月額1,980円（税抜）からの4プラン（ブロンズ・シルバー・ゴールド・ダイヤモンド）で、お得な年払いもあります。発注側のアカウントは何人・何社でも無料、自社ECの販売手数料もかかりません。業態に合わせた料金表はお問い合わせでお送りしています。
Q.導入前に、自社の業務に合うか確かめられますか？＋
A.1ヶ月の無料トライアルで、実際の画面を使って確かめられます。トライアル期間に、自社のいつもの注文を1件、受けてから送り状・請求書まで流してみるのがおすすめです。
Q.会計ソフトや基幹システムとはつながりますか？＋
A.freee会計とは自動連携に特化しています（ゴールドプラン以上）。注文・請求の作成・削除がfreeeに連動し、入金状態は1時間に1度KOURI2へ反映されます。基幹システム・販売管理ソフトへは、外部接続用のCSV出力で受注データを渡せます。
Q.インボイス制度や電子帳簿保存法に対応していますか？＋
A.請求書・納品書・領収書はインボイス制度に対応した形式で発行でき、消費税8%・10%の区分計算も自動です。シルバープラン以上では電子帳簿保存にも対応しています。
Q.導入後に困ったとき、誰に相談すればいいですか？＋
A.導入前に話を聞いた担当者が、そのままサポートします。お客様ごとの専用チャットルーム（主にSlack、ご希望に応じてLINEでも）で、いつでも相談できます。いただいたご要望は開発チームに直接届き、アップデートとしてお返しします。
Q.小さなお店でも、受発注システムを入れる意味はありますか？＋
A.あります。KOURI2はお米屋の事務所の「困った」から生まれたシステムで、店頭・電話・FAX・EC・LINEと注文経路が複数あり、宅配便・自社配達・来店受取が混在するお店ほど効果が出ます。導入事例では、毎月の事務作業を50時間削減しました。